どうも、なおモンです。
いきなりだけど、みんな仕事って好き？
俺は正直、嫌いな仕事も結構ある。でも、嫌いな仕事だからってサボると、後でとんでもない量のタスクが雪崩のように押し寄せてきて、結局自分が苦しむことになるんだよな。
「あー、今日だるいから、このメールの返信明日でいいや」
「この資料作成、別に急ぎじゃないし、後回しでいっか」
って感じで、毎日少しずつ「後回し」のボールを抱え込んでいるうちに、気づいたらデスクが「仕事のゴミ屋敷」状態になってる。
そうなると、もうどこから手をつけていいかわからなくなって、結果的に生産性もモチベーションもだだ下がり。
でも、世の中には、いつ見てもサクサクと仕事を片付けて、定時で颯爽と帰っていく人がいるよね。
俺はそういう人を見て「あの人、仕事早くてすごいなー」って漠然と思ってたんだけど、最近その理由がわかったんだ。
彼らは「仕事のボール」を絶対に溜めない。
このシンプルな原則を徹底しているからこそ、常に仕事がスムーズに流れているんだって。
仕事の「ボール」を投げられたら絶対返す
結論から言うと、仕事の効率を上げるための最も重要なことは、仕事を溜めないこと。
これ、当たり前じゃん、って思うかもしれない。でも、この当たり前が意外とできてない人が多い。
想像してみて。
誰かからタスクという名の「ボール」が投げられたら、あなたは次にどうする？
- 自分のシュート（完了）
- 誰かへのパス（他人に依頼・転送）
仕事が早い人は、このどちらかの選択肢しか持たないんだ。
「ちょっと後で考えよう」とか「とりあえず保留にしとこう」っていうのは、ボールを抱え込んだまま時間だけが過ぎていく、最も非効率な行動。
デスクの上に溜まっていく未処理の書類、受信箱で増え続ける未読メール、スマホに山積みになったLINEの返信。これ全部、あなたが抱え込んだままの「ボール」だ。
タスクを細分化し、速攻で「シュート」する
溜めないためにはどうすればいいか？
それは、すぐに終わるタスクは即座に片付けること。
例えば、
- メールやLINEの返信
- スケジュール調整の連絡
- 簡単な資料の修正依頼
これらは、考える時間もさほど必要ないし、返信自体は数分で終わるものがほとんど。
にもかかわらず、「あとでやろう」と後回しにする人が多い。
この「あとで」が、仕事の渋滞を引き起こす原因なんだ。
車の渋滞と同じで、一台一台の車が少しずつブレーキを踏むことで、全体の流れが止まってしまう。仕事も同じで、一通のメール返信を少しずつ遅らせることで、全体のタスクの流れが止まり、結果的に巨大な「仕事の渋滞」が生まれる。
完璧主義は今すぐやめろ
「でも、80点の仕事しかできないなら、ちゃんと完璧な仕事ができるまで考えたい…」
そう思った人もいるかもしれない。
俺も昔はそうだった。
完璧な資料を作ってから提出しよう、最高の企画書を作ってから提案しよう、って思って、ひたすら時間をかけていた。
でも、これって自己満足でしかないんだよ。
完璧を目指すあまり、提出が遅れたり、周りの人を待たせてしまったりする方が、よっぽどマイナス。
8割、いや6割でもいいから、まずは形にして出す。そして、フィードバックをもらってから修正する。その方がよっぽど効率的だし、結果的に質の高いものができる。
「完璧」を目指すのは、仕事を溜め込むための言い訳に過ぎない。
自分自身が完璧主義に陥っていないか、一度冷静になって考えてみてほしい。
仕事の「渋滞」を生む根本原因は「気の弱さ」だ
これも耳が痛い話かもしれないけど、仕事の渋滞を引き起こす人には、ある共通点がある。
それは、断れないということ。
- 「〇〇さん、これお願いできる？」と頼まれたら、「はい、やります！」と即答してしまう。
- 本来、自分の仕事ではないのに「なんか大変そうだし、手伝いますよ」と安請け合いしてしまう。
これ、全部「気の弱さ」からくる行動なんだ。
周りから嫌われたくない、良い人だと思われたい、っていう承認欲求が、自分の首を絞めていることに気づいてない。
自分のタスクで手一杯なのに、他人のタスクまで引き受けて、結局何も進まずに時間だけが過ぎていく。
もし、あなたがこのタイプなら、一度勇気を出して「それは私の仕事ではありません」とハッキリ言ってみよう。最初は抵抗があるかもしれないけど、それが結果的にあなたの生産性を守ることになるから。
お金で時間を買う、という選択肢
さらに、仕事の効率を上げるために、俺が一番オススメしたいのが、お金を払ってでも自分のタスクを減らすこと。
「そんなこと言ったって、お金ないし…」
そう思う気持ちもわかる。でも、ちょっと考えてみてほしい。
- スケジュール調整の連絡に費やしている時間
- 資料の誤字脱字チェックに費やしている時間
- 顧客からの質問メールに返信する時間
これらって、本当にあなたがやるべき仕事だろうか？
もし、その時間を専門家や外注サービスに任せることができたら、あなたはもっと付加価値の高い仕事に集中できる。
たとえば、新しい企画を考えたり、営業先の開拓をしたり、自分のスキルアップのための勉強をしたり。
俺は、動画編集とかブログの装飾とか、時間を取られがちなタスクは、積極的に外注するようにしている。最初は「もったいないかな」って思ったけど、結果的に自分の時間が増えて、もっと大きな仕事に取り組めるようになった。
「時間は有限」という当たり前の事実を、今一度思い出してほしい。
まとめ：小さな行動が、大きな変化を生む
仕事が遅いと悩んでいるなら、まずは今日から、
「ボールを投げられたら絶対返す」
この原則を徹底してほしい。
完璧じゃなくていい。まずは80%の力で、とにかく返す。
そして、
- 断る勇気を持つこと
- お金で時間を買う選択肢を持つこと
この2つを意識するだけで、あなたの仕事は劇的に変わり始めるはずだ。
俺もまだまだ修行中だけど、この考え方を取り入れてから、仕事が本当に楽になったし、毎日が充実している。
ぜひ、みんなも試してみてくれよな。
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